Вы когда-нибудь видели в подъездах пачки рекламных объявлений, лежащие на окошках или оставленные без присмотра на полу?

К сожалению, иногда курьер, желая сэкономить время/отдохнуть/выполнить и перевыполнить план (нужное подчеркнуть), желает сделать работу быстрее, что не значит качественнее. Поэтому компании (мы имеем в виду нас или даже наших конкурентов) крайне важно не допускать возникновения таких случаев, особенно когда дело касается до качества выполнения работы.

Процесс рассылки и контроля качества директ-доставки происходит поэтапно:

Составление маршрутной карты

Получая заявку, наши операторы составляют маршрутную карту доставки. Район, где осуществляется рассылка по ящикам, делится на несколько небольших квадратов (ограниченных 4 улицами). Это сделано для того, чтобы курьеры не тратили лишнее время и энергию, пересекая большие трассы, петляя вокруг домов, с сумкой полной полиграфии наперевес (большое количество листовок за раз мы тоже стараемся им не давать, но об этом ниже). Работа курьера по маршрутной карте становится системой и продуманной.

Формирование бригады

Мобильная бригада обычно состоит из 6 человек, включая начальника бригады и нескольких распространителей. Курьеры приезжают на место все вместе в грузопассажирской машине. Каждому курьеру достается свой квадрат, за который он несет ответственность. Выдается тираж газет или листовок, тележка, чтобы тираж было удобно переносить и универсальные ключи к подъездам. Курьер не берет с собой больше газет или листовок, чем может унести. Такая система создана не только, чтобы облегчить труд курьера, а для сохранности самой печатной продукции заказчика.

Представьте себе усталого курьера, который доставляя газеты по почтовым ящикам, решил, что ничего не случиться, если оставить часть тиража в подъезде. Между тем, мы несем ответственность за сохранность продукции, а без присмотра ее могут выкинуть, испортить и т.д. Поэтому, курьер носит ровно столько газет, сколько ему удобно.

В случае если курьер понимает, что тираж для рассылки по ящикам заканчивается, он заблаговременно звонит бригадиру, который привозит ему дополнительные газеты. Они встречаются в пределах квадрата, где работает рассыльный и последний получает новый тираж.

Как вы видите, курьер не тратит рабочее время, чтобы забрать недостающее. Все занимаются своим делом. И доставка рекламы по подъездам происходит в кратчайшие сроки с минимальной волокитой. В среднем, сотрудник может доставить от 3 до 5 тыс. Экземпляров газет за смену.

Контроль распространения и отчеты

Контроль качества рассылки по почтовым ящикам происходит следующим образом:

Квадраты покрыты, а реклама доставлена до почтовых ящиков ваших клиентов, курьеры отдали бригадиру свои маршрутные листы.

Далее настал черед «ревизорро» контроллера.

1. Контролер получает карты, которыми пользовались курьеры, осуществляя директ-рассылку.
2. Выбрав несколько случайных домов в каждом квадрате, специальный человек тщательно осматривает их. В случае, если хотя бы в одном из подъездов обнаруживаются недочеты, проверяется весь квадрат полностью. И, если рассылка действительно была произведена некачественно, «на ковер» вызывают ответственного рассыльного и работа доводится до конца.

Мы стараемся организовывать смены сотрудников так, чтобы проверяющие не были знакомы с посыльными, во избежание возникновения панибратских отношений.

Проверка и контроль распространения рекламы является обязательной процедурой — мы собираем данные о работе своих курьеров и максимально быстро решаем тормозящие работу ситуации, если таковые возникают.

Отчеты по рассылке

В конце рабочего дня, операторы получают все данные о доставке листовок по почтовым ящикам: маршруты с адресами домов, информацию о том, какой тираж был разложен, фотоотчет (если этого требует заказчик). Операторы обрабатывают информацию, и формируют отчет в удобном для заказчика виде (PDF, Excel, Word) и передают заказчику.

Формы контроля рассылки со стороны заказчика

Вы можете потребовать:

• контроль раздатки в формате фотоотчета (не самый выигрышный и удобный вариант, но имеет место быть);
• контроль качества распространения рекламы с нашим сотрудником (отчет от нашего контроллера);
• проверку с нашим и вашим представителем;
• собственную проверку (иногда компании обращаются в сторонние агентства, предоставляющие услуги проверки промоутеров).

Весь процесс адресной и безадресной рассылки по почтовым ящикам напоминает работу конвейера. Наш опыт позволил нам сформировать удобную и эффективную систему доставки газет с высоким КПД и минимальными временными потерями.

Тел: 8 800 550 87 66

Почта: info@rdgrp.ru